Over uw volgende vergadering

Depositphotos 18597265 s

Ik heb de laatste tijd veel nagedacht over vergaderingen. Seth's bericht op jaarlijkse bedrijfsevenementen inspireerde me om dit bericht te formuleren. Als persoon met een bedrijf van één werknemer, moet ik absoluut oppassen hoeveel vergaderingen ik bijwoon die geen inkomsten genereren.

Elke dag word ik uitgenodigd voor een vergadering - meestal een kopje koffie of een lunch. Meestal zijn het professionele relaties of zelfs leads, dus het genereert geen inkomsten vandaag, maar morgen kan het tot iets leiden. Deze bijeenkomsten zijn ongelooflijk spannend… typisch brainstormend of strategisch over een bedrijf, hun marketing of een technologie in opkomst.

Dat is heel anders dan toen ik bij grote bedrijven werkte die dagelijks vergaderden. Vergaderingen bij bedrijven zijn duur, onderbreken de productiviteit en zijn vaak tijdverspilling. Dit zijn het soort vergaderingen dat de cultuur van een bedrijf schaadt:

  • Bijeenkomsten om consensus te bereiken. De kans is groot dat u iemand heeft aangenomen die verantwoordelijk is om de klus te klaren. Als u een vergadering houdt om voor hen te beslissen ... of erger nog ... om de beslissing van hen weg te nemen, dan maakt u een fout. Als je de persoon niet vertrouwt om het werk te doen, ontsla hem dan.
  • Bijeenkomsten om consensus te verspreiden. Dit is een beetje anders… typisch in handen van de beslisser. Hij of zij heeft geen vertrouwen in hun beslissing en is bang voor de gevolgen. Door een vergadering te houden en consensus te krijgen van het team, proberen ze de schuld te spreiden en hun verantwoordelijkheid te verminderen.
  • Vergaderingen om vergaderingen te houden. Er is niets erger dan iemands dag onderbreken voor de dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse vergadering waar geen agenda is en er niets gebeurt. Deze vergaderingen zijn ongelooflijk duur voor een bedrijf en kosten vaak duizenden dollars.

Elke bijeenkomst moet een doel hebben dat niet onafhankelijk kan worden bereikt ... misschien brainstormen, een belangrijke boodschap overbrengen of een project afbreken en taken toewijzen. Elk bedrijf zou een regel moeten maken: een vergadering zonder doel en agenda moet door de genodigde worden geweigerd.

Vele jaren geleden heb ik een leiderschapsklas gevolgd waarin ze ons leerden hoe we vergaderingen moesten houden. Dat klinkt misschien grappig, maar de kosten van vergaderingen voor grote organisaties zijn aanzienlijk. Door elke vergadering te optimaliseren, bespaarde u geld, tijd en bouwde u uw teams op in plaats van ze pijn te doen.

Teamvergaderingen hadden een leider, een schriftgeleerde (om aantekeningen te maken), a tijdwaarnemer (om ervoor te zorgen dat de vergadering op tijd was), en a poortwachter (om bij te blijven). De tijdwachter en poortwachter wisselden elke vergadering en hadden de volledige bevoegdheid om van onderwerp te veranderen of een sessie te beëindigen.

De laatste 10 minuten van elke vergadering werden gebruikt om een Actieplan. Het actieplan had 3 kolommen - Wie, wat en wanneer. Bij elke actie werd gedefinieerd wie het werk zou doen, wat de meetbare resultaten waren en wanneer ze het zouden hebben. Het was de taak van de leiders om mensen verantwoordelijk te houden voor de afgesproken resultaten. Door deze regels voor vergaderingen in te stellen, konden we vergaderingen niet meer onderbreken en begonnen ze productief te maken.

Ik daag je uit om na te denken over elke vergadering die je hebt, of het inkomsten genereert, of het productief is en hoe je ze beheert. Ik gebruik Calendly om mijn vergaderingen te plannen en vraag me vaak af hoeveel vergaderingen ik eigenlijk zou hebben als je een vergoeding per creditcard zou moeten betalen om het te plannen! Als u uw volgende vergadering uit uw salaris zou moeten betalen, zou u dat dan nog hebben?

3 reacties

  1. 1

    Doug, ik zou graag een afspraak met je willen maken om dit verder te bespreken. 🙂

    Ik heb eens een komiek horen zeggen dat vergaderingen een stuk sneller zouden gaan in het Amerikaanse bedrijfsleven als de organisator de vergadering net begon door iedereen te vragen zijn hand op te steken als ze nog steeds bezig waren met wat ze gisteren ook deden.

  2. 2

    Geweldig bericht! De filosofie “alle vergaderingen zijn optioneel” is eigenlijk een wegwijzer van een ROWE, waar mijn bedrijf al een paar jaar van geniet. Velen van ons hechten waarde aan de verkeerde dingen, zoals 'face-time' of het vullen van een stoel op een vooraf ingesteld tijdstip. Vergaderingen en face-time zijn geweldig en hebben waarde in de juiste context, maar we moeten niet toestaan ​​dat deze dingen ons de illusie van productiviteit geven als dat niet klopt.

Wat denk je?

Deze site gebruikt Akismet om spam te verminderen. Ontdek hoe uw reactiegegevens worden verwerkt.