Adresstandaardisatie 101: voordelen, methoden en tips

Adresstandaardisatie 101: voordelen, methoden en tips

Wanneer was de laatste keer dat u vond dat alle adressen in uw lijst hetzelfde formaat hadden en foutloos waren? Nooit, toch?

Ondanks alle stappen die uw bedrijf kan nemen om gegevensfouten tot een minimum te beperken, is het onvermijdelijk om problemen met de gegevenskwaliteit aan te pakken - zoals spelfouten, ontbrekende velden of voorloopspaties - als gevolg van handmatige gegevensinvoer. In feite heeft professor Raymond R. Panko in zijn... gepubliceerd papier benadrukte dat fouten in spreadsheetgegevens, met name van kleine gegevenssets, kunnen variëren tussen 18% en 40%.  

Om dit probleem tegen te gaan, kan adresstandaardisatie een goede oplossing zijn. Dit bericht laat zien hoe bedrijven kunnen profiteren van het standaardiseren van gegevens en welke methoden en tips ze moeten overwegen om de beoogde resultaten te bereiken.

Wat is adresstandaardisatie?

Adresstandaardisatie, of adresnormalisatie, is het proces van het identificeren en formatteren van adresrecords in overeenstemming met erkende postdienststandaarden zoals vastgelegd in een gezaghebbende database zoals die van de United States Postal Service (USPS).

De meeste adressen voldoen niet aan de USPS-standaard, die een gestandaardiseerd adres definieert als, een volledig gespeld, afgekort met de standaardafkortingen van de Postal Service, of zoals weergegeven in het huidige Postal Service ZIP+4-bestand.

Normen voor postadressering

Het standaardiseren van adressen wordt een dringende behoefte voor bedrijven die adresinvoer hebben met inconsistente of verschillende formaten vanwege ontbrekende adresgegevens (bijv. ZIP+4- en ZIP+6-codes) of interpunctie, hoofdletters, spatiëring en spelfouten. Een voorbeeld hiervan wordt hieronder gegeven:

Gestandaardiseerde postadressen

Zoals te zien is in de tabel, bevatten alle adresgegevens een of meerdere fouten en geen enkele voldoet aan de vereiste USPS-richtlijnen.

Adres standaardisatie moet niet worden verward met adresvergelijking en adresvalidatie. Hoewel er vergelijkbare zijn, gaat adresvalidatie over het verifiëren of een adresrecord overeenkomt met een bestaand adresrecord in de USPS-database. Aan de andere kant gaat het bij het matchen van adressen om het matchen van twee vergelijkbare adresgegevens om vast te stellen of het naar dezelfde entiteit verwijst of niet.

Voordelen van het standaardiseren van adressen

Afgezien van de voor de hand liggende redenen voor het opschonen van gegevensafwijkingen, kan het standaardiseren van adressen een scala aan voordelen bieden voor bedrijven. Deze omvatten:

  • Bespaar tijd bij het verifiëren van adressen: zonder adressen te standaardiseren, is er geen manier om te vermoeden of de adressenlijst die voor de direct mail-campagne wordt gebruikt, juist is of niet, tenzij de e-mails worden geretourneerd of geen reacties hebben gekregen. Door verschillende adressen te normaliseren, kunnen aanzienlijke manuren worden bespaard door personeel dat honderden postadressen doorzoekt op nauwkeurigheid.
  • Verlaag de verzendkosten: Direct mail-campagnes kunnen leiden tot verkeerde of onjuiste adressen die problemen met facturering en verzending kunnen veroorzaken in direct mail-campagnes. Het standaardiseren van adressen om de gegevensconsistentie te verbeteren, kan het aantal geretourneerde of niet-bezorgde e-mails verminderen, wat resulteert in hogere responspercentages voor direct mail.
  • Verwijder dubbele adressen: verschillende formaten en adressen met fouten kunnen ertoe leiden dat twee keer zoveel e-mails naar contacten worden verzonden, wat de klanttevredenheid en het merkimago kan verlagen. Het opschonen van uw adreslijsten kan uw bedrijf helpen om verspilde bezorgkosten te besparen.

Hoe adressen te standaardiseren?

Elke activiteit voor adresnormalisatie moet voldoen aan de USPS-richtlijnen om de moeite waard te zijn. Met behulp van de gegevens die in tabel 1 zijn gemarkeerd, ziet u hoe adresgegevens er na normalisatie uit zullen zien.

Voor en na adresstandaardisatie

Het standaardiseren van adressen omvat een proces van vier stappen. Dit bevat:

  1. Adressen importeren: verzamel alle adressen uit meerdere gegevensbronnen - zoals Excel-spreadsheets, SQL-databases, enz. - in één blad.
  2. Profielgegevens om fouten te inspecteren: gegevensprofilering uitvoeren om de omvang en het type fouten in uw adreslijst te begrijpen. Als u dit doet, krijgt u een globaal idee van de potentiële probleemgebieden die moeten worden opgelost voordat enige vorm van standaardisatie wordt uitgevoerd.  
  3. Fouten opschonen om te voldoen aan de USPS-richtlijnen: Zodra alle fouten zijn gedetecteerd, kunt u de adressen opschonen en standaardiseren in overeenstemming met de USPS-richtlijnen.
  4. Identificeer en verwijder dubbele adressen: om dubbele adressen te identificeren, kunt u zoeken naar dubbeltellingen in uw spreadsheet of database of exacte of . gebruiken vage matching boekingen te ontdubbelen.

Methoden voor het standaardiseren van adressen

Er zijn twee verschillende manieren om adressen in uw lijst te normaliseren. Deze omvatten:

Handmatige scripts en hulpmiddelen

Gebruikers kunnen handmatig uitgevoerde scripts en invoegtoepassingen vinden om adressen uit bibliotheken te normaliseren via verschillende

  1. Programmeertalen: Python, JavaScript of R kunnen u in staat stellen om fuzzy adresovereenkomsten uit te voeren om onnauwkeurige adresovereenkomsten te identificeren en aangepaste standaardisatieregels toe te passen die passen bij uw eigen adresgegevens.
  2. Coderingsbronnen: GitHub biedt codesjablonen en USPS API integratie die u kunt gebruiken om adressen te verifiëren en te normaliseren.  
  3. Interfaces voor applicatieprogrammering: Services van derden die kunnen worden geïntegreerd via API voor het ontleden, standaardiseren en valideren van postadressen.
  4. Excel-gebaseerde tools: add-ins en oplossingen zoals YAddress, AddressDoctor Excel Plugin of Excel VBA Master kunnen u helpen bij het ontleden en standaardiseren van uw adressen binnen uw datasets.

Een paar voordelen van het volgen van deze route is dat het goedkoop is en snel kan worden genormaliseerd voor kleine datasets. Het gebruik van dergelijke scripts kan echter meer dan een paar duizend records uit elkaar vallen en zijn daarom niet geschikt voor zeer grote datasets of datasets die verspreid zijn over verschillende bronnen.

Adresverificatiesoftware

Een kant-en-klare software voor adresverificatie en normalisatie kan ook worden gebruikt om gegevens te normaliseren. Gewoonlijk worden dergelijke tools geleverd met specifieke adresvalidatiecomponenten - zoals een geïntegreerde USPS-database - en hebben ze kant-en-klare gegevensprofilering en -opschoningscomponenten samen met fuzzy matching-algoritmen om adressen op schaal te standaardiseren.

Het is ook belangrijk dat de software: CASS certificaat van USPS en voldoet aan de vereiste nauwkeurigheidsdrempel in termen van:

  • 5-cijferige codering - het toepassen van de ontbrekende of onjuiste 5-cijferige postcode.
  • ZIP+4-codering – het toepassen van de ontbrekende of onjuiste 4-cijferige code.
  • Residentiële leveringsindicator (RDI) – bepalen of een adres een woon- of handelsadres is.
  • Afleverpunt validatie (PDS) – bepalen of een adres al dan niet leverbaar is tot op het suite- of appartementnummer.
  • Verbeterde lijn van reizen (eLOT) – een volgnummer dat de eerste levering aanduidt die is gedaan naar het add-on-bereik binnen de route van de vervoerder, en de oplopende/aflopende code geeft de geschatte bezorgvolgorde aan binnen het volgnummer. 
  • Systeemkoppeling voor lokaliseren van adresconversie (LACSLink) – een geautomatiseerde methode om nieuwe adressen te verkrijgen voor lokale gemeenten die een alarmsysteem voor 911 hebben geïmplementeerd.
  • SuiteLink® stelt klanten in staat om verbeterde zakelijke adresgegevens door bekende secundaire (suite) informatie toe te voegen aan bedrijfsadressen, waardoor USPS-leveringsvolgorde mogelijk is waar dit anders niet mogelijk zou zijn.
  • En meer ...

De belangrijkste voordelen zijn het gemak waarmee het adresgegevens kan verifiëren en standaardiseren die zijn opgeslagen in ongelijksoortige systemen, waaronder CRM's, RDBM's en op Hadoop gebaseerde opslagplaatsen en geocodegegevens om lengte- en breedtegraadwaarden te verkrijgen.

Wat betreft beperkingen, dergelijke tools kunnen veel meer kosten dan handmatige adresnormalisatiemethoden.

Welke methode is beter?

Het kiezen van de juiste methode voor het verbeteren van uw adreslijsten hangt volledig af van het volume van uw adresrecords, technologiestack en projecttijdlijn.

Als uw adreslijst minder dan vijfduizend records bevat, kan standaardiseren via Python of JavaScript een betere optie zijn. Als het echter dringend nodig is om een ​​enkele bron van waarheid te bereiken voor adressen met behulp van gegevens die in meerdere bronnen zijn verspreid binnen een tijdige tijd, dan kan een CASS-gecertificeerde adresstandaardisatiesoftware een betere optie zijn.