Vergaderingen: de dood van de Amerikaanse productiviteit
Vergaderen bij bedrijven is duur, onderbreekt de productiviteit en is vaak een absolute verspilling van tijd. Hier zijn drie soorten vergaderingen die de productiviteit van een bedrijf schaden en de cultuur onherstelbaar kunnen schaden:
- Vergaderingen om aansprakelijkheid te vermijden. De kans is groot dat u iemand hebt ingehuurd die verantwoordelijk is om de klus te klaren. Als je een vergadering houdt om voor hen te beslissen... of erger nog... om de beslissing van hen af te nemen, maak je een fout. Als je de persoon niet vertrouwt om het werk te doen, ontsla hem dan.
- Bijeenkomsten om consensus te verspreiden. Dit is een beetje anders ... meestal in het bezit van de beslisser. Hij of zij heeft geen vertrouwen in hun beslissing en is bang voor de gevolgen. Door een vergadering te houden en consensus van het team te krijgen, willen ze de schuld spreiden en hun verantwoordelijkheid verminderen.
- Vergaderingen om vergaderingen te houden. Er is niets erger dan iemands dag te onderbreken voor de dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse vergadering waar er geen agenda is en er niets gebeurt. Deze vergaderingen zijn ongelooflijk duur voor een bedrijf en kosten vaak duizenden dollars per stuk.
Elke vergadering moet een doel hebben dat niet onafhankelijk kan worden bereikt ... misschien brainstormen, een belangrijke boodschap overbrengen of een project afbreken en taken toewijzen. Elk bedrijf zou een regel moeten maken - een vergadering zonder doel en agenda moet worden geweigerd door de genodigde.
Waarom vergaderingen slecht zijn
Waarom zijn vergaderingen slecht? Welke stappen kunt u nemen om vergaderingen productief te maken? Ik heb geprobeerd al die vragen te beantwoorden in deze humoristische (maar eerlijke) presentatie over vergaderingen die ik ongeveer tien jaar geleden deed.
Dit is een verbeterde weergave van de presentatie die ik persoonlijk heb gehouden. Deze presentatie over Vergaderingen komt al een tijdje, ik heb geschreven over vergaderingen en productiviteit in het verleden. Ik heb een heleboel vergaderingen bijgewoond, en de meeste daarvan waren een vreselijke tijdverspilling.
Toen ik mijn eigen bedrijf begon, merkte ik dat ik veel tijd had om door vergaderingen uit mijn agenda te worden gezogen. Ik ben nu veel meer gedisciplineerd. Als ik werk of projecten moet doen, begin ik vergaderingen te annuleren en opnieuw te plannen. Als u andere bedrijven raadpleegt, heeft u voldoende tijd. Vergaderingen kunnen die tijd sneller opeten dan bijna elke andere activiteit.
In een economie waarin de productiviteit moet toenemen en de middelen afnemen, wilt u misschien vergaderingen van naderbij bekijken om mogelijkheden te vinden om beide te verbeteren.
Sommige mensen krabben hun hoofd als ik te laat ben voor een vergadering of waarom ik hun vergaderingen afwijs. Ze vinden het onbeleefd dat ik misschien te laat kom... of helemaal niet kom opdagen. Wat ze nooit erkennen is dat ik nooit te laat ben voor een waardige ontmoeting. Ik vind het onbeleefd dat ze de vergadering hebben gehouden of mij hebben uitgenodigd.
10 regels voor vergaderingen
- Waardige vergaderingen moeten een agenda dat omvat wie aanwezig is, waarom elk van hen daar is en wat het doel van de vergadering is.
- Waardige vergaderingen worden genoemd wanneer nodig. Vergaderingen die een herhalingsschema hebben, moeten worden geannuleerd als er die dag geen doel wordt bereikt in de vergadering.
- Waardige vergaderingen brengen de juiste geesten bijeen om te werken als een team om een probleem op te lossen, een plan te ontwikkelen of een oplossing te implementeren. Hoe meer mensen worden uitgenodigd, hoe moeilijker het is om consensus te bereiken.
- Waardige vergaderingen zijn niet de plaats om aanvallen of probeer andere leden in verlegenheid te brengen.
- Waardige ontmoetingen zijn een plaats van culturele wortels , inclusie, teamwork en ondersteuning.
- Waardige ontmoetingen beginnen met een set van doelen om af te ronden en af te sluiten met een actieplan van wie, wat en wanneer het werk gaat doen.
- Waardige vergaderingen hebben leden die de onderwerp zodat de collectieve tijd van alle leden niet verloren gaat.
- Waardige vergaderingen moeten een aangewezen hebben plaats dat is van tevoren bekend bij alle leden.
- Waardige vergaderingen zijn niet de plaats om persoonlijke verantwoordelijkheid voor uw werk te vermijden en om te proberen bedek je kont (dat is e-mail).
- Waardige vergaderingen zijn niet de plaats om te showen en te proberen een publiek krijgen (dat is een conferentie).
Hoe u een productieve vergadering kunt houden?
Vele jaren geleden heb ik een leiderschapscursus gevolgd waar ze ons leerden hoe we vergaderingen moesten houden. Dat klinkt misschien grappig, maar de kosten van ontmoetingen met grote organisaties zijn aanzienlijk. Door elke vergadering te optimaliseren, bespaarde u geld, won u de tijd van individuen terug en bouwde u uw teams op in plaats van ze pijn te doen.
Teambijeenkomsten hadden:
- Leider – de persoon die de vergadering houdt met een specifiek doel of specifieke doelen voor ogen.
- Schriftgeleerde – een persoon die de notulen van de vergadering en het plan van aanpak voor verspreiding documenteert.
- Tijdwaarnemer – een persoon wiens verantwoordelijkheid het is om de vergadering en afzonderlijke onderdelen van de vergadering op tijd te houden.
- gatekeeper – een persoon wiens verantwoordelijkheid het is om de vergadering en afzonderlijke delen van de vergadering over het onderwerp te houden.
De laatste 10 minuten van elke vergadering werden gebruikt om een Actieplan. Het actieplan bestond uit drie kolommen: Wie, wat en wanneer. Bij elke actie werd gedefinieerd wie het werk zou doen, wat de meetbare resultaten waren en wanneer ze het klaar zouden hebben. Het was de taak van de leiders om mensen verantwoordelijk te houden voor de overeengekomen resultaten. Door deze regels voor vergaderingen in te stellen, hebben we ervoor gezorgd dat de vergaderingen niet meer onderbrekend waren, maar zijn we ze productief gaan maken.
Ik daag je uit om na te denken over elke vergadering die je hebt, of het inkomsten genereert, of het productief is en hoe je ze beheert. ik gebruik afspraakplanning en ik vraag me vaak af hoeveel vergaderingen ik eigenlijk zou hebben als de mensen die mij hadden uitgenodigd een bedrag per creditcard moesten betalen om het te plannen! Zou u het nog steeds hebben als u uw volgende vergadering uit uw salaris zou moeten betalen?