9 manieren om uw B2B-evenementen te stroomlijnen met Event Tech

Evenement Technologie

Nieuw in uw Martech-stack: software voor evenementenbeheer

Evenementplanners en marketeers hebben veel te jongleren. Het vinden van geweldige sprekers, het samenstellen van geweldige inhoud, het verkopen van sponsoring en het leveren van een uitzonderlijke bezoekerservaring omvat een klein percentage van hun dagelijkse activiteiten. Toch zijn het activiteiten die veel tijd in beslag nemen.

Daarom voegen organisatoren van B2B-evenementen steeds vaker Event Tech toe aan hun Martech-stack. Bij CadmiumCD hebben we meer dan 17 jaar besteed aan het creëren en polijsten van de best mogelijke softwareoplossingen voor de unieke uitdagingen van evenementenplanners.

Vandaag gaan we een aantal processen uitsplitsen die organisatoren kunnen stroomlijnen met Event Tech.

1. Verzamel en beoordeel inzendingen van conferenties

Een van de grootste uitdagingen waarmee B2B-evenementenplanners worden geconfronteerd, is het samenstellen van geweldige inhoud. We willen sprekers die aanzetten tot actie, voorlichting geven en onze bezoekers vermaken. Het is belangrijk dat de presentatie van elke spreker aansluit bij onze missie.

Het plaatsen van een oproep voor papers is een geweldige manier om goede inhoud voor uw evenement te garanderen. Het beheren van al die inzendingen is echter niet eenvoudig.

Dat is waar Event Tech om de hoek komt kijken. Inzendingen en beoordelingssoftware toevoegen, zoals de Abstracte scorekaart, voor je Martech-stack is een geweldige manier om alle inzendingen te beheren.

U kunt ook een commissie van branchedeskundigen samenstellen die inzendingen kunnen beoordelen en inhoud kunnen aanbevelen. Hier is een artikel over hoe een gebruiker de respons van haar recensent daadwerkelijk verhoogde tot 100%

2. Beheer die vervelende sprekers

Zodra je de inhoud van je evenement hebt geselecteerd, is de volgende uitdaging sprekers beheren. Sprekers zijn notoir moeilijk te beheren. Inzendingen volgen via e-mail en spreadsheets is een manier om het te doen, maar het is niet ideaal.

Het punt is dat luidsprekers het druk hebben. Ze zijn vaak experts in hun vakgebied en hebben een enorme hoeveelheid werk die niets te maken heeft met jouw evenement. Vaak worden ze niet eens betaald om op uw evenement te spreken.

Event Tech zoals de Conferentie-oogstmachine kan u helpen de resultaten bij te houden en uw sprekers effectief op te volgen. Sprekers zullen het waarderen, omdat ze een eenvoudige takenlijst krijgen die ze (of hun assistenten) stukje bij beetje kunnen invullen. 

3. Plan en plan sessies

Spreadsheets kunnen ook nuttig zijn plan en plan uw sessies, maar nogmaals, niet ideaal. Met Event Tech kun je een schema plannen en bouwen rond de inhoud die je hebt geselecteerd tijdens je beoordelingsproces. U kunt sprekers toewijzen aan presentatieruimtes en informatie beheren via een contentbeheersysteem voor evenementen.

Het beste is dat hiermee de inhoud van je evenementwebsite en evenement-app wordt bijgewerkt, zodat je bezoekers altijd toegang hebben tot de nieuwste inhoud en planning.

4. Verkoop standruimte en sponsoring

Voor de meeste B2B-evenementen is de omzet een van de belangrijkste kenmerken van succes. Dit omvat meestal het runnen van een beurs of het verkopen van sponsormogelijkheden. Dit kunnen eenvoudige banneradvertenties op uw evenementwebsite zijn, een gesponsorde sessie of afbeeldingen op uw shuttlebus. Digitaal of niet - vergaderplanners willen hun inkomsten maximaliseren met alle beschikbare middelen.

De uitdaging is dat dit extra druk legt op jou en je verkoopteam. Event Tech verlicht die druk. Jackie Stasch, Senior Manager Corporate Relations, gebruikt bijvoorbeeld de Expo Harvester voor verkoop succes op de expo.

Exposanten waarderen het omdat ze standruimte en sponsoritems kunnen kopen en vervolgens de ondersteunende middelen die planners van hen nodig hebben, allemaal op één plek kunnen indienen. Voor planners is dit een perfecte omgeving om te leveren producten bij te houden en bij te houden welke kansen ze hebben verkocht.

5. Beheer de communicatie voor, tijdens en na het evenement

Naast het opvolgen van sprekers en exposanten over welke taken er komen, is het belangrijk om een ​​direct kanaal te hebben om bezoekers te bereiken. Event Tech wordt geleverd met ingebouwde communicatietools zoals e-mail en pushmeldingen in de app. U kunt lijsten segmenteren op basis van voltooide taken en berichten verzenden met vooraf gemaakte e-mailsjablonen.

Er zijn ook tools zoals eventScribe Boost waarmee planners kunnen communiceren met personeelsleden en andere belanghebbenden ter plaatse, sprekers toegang geven tot verbeterde tools om op het laatste moment inhoud in te dienen en berichten naar bezoekers kunnen sturen wanneer het schema verandert.

6. Betrek deelnemers bij activiteiten op locatie

Betrokkenheid is tegenwoordig een belangrijk modewoord voor evenementenplanners. Het is ook iets waar marketeers naar hunkeren. Het rijden met traceerbare acties laat zien dat uw programma's werken. Interactie met uw inhoud en belanghebbenden toont ROI aan voor interne en externe belanghebbenden.

Hier zijn slechts een paar snelle manieren om Event Tech aan je Martech-stack toe te voegen:

7. Deel inhoud met bezoekers

Marketeers kennen de waarde van content. Marketeers die B2B-evenementen gebruiken als onderdeel van hun strategieën, weten dat veel inhoud in realtime op evenementen plaatsvindt. Een manier hebben om die inhoud vast te leggen en te verspreiden onder bezoekers en niet-aanwezigen, is cruciaal.

Evenementtechniek zoals conferentie-voortgang aan uw evenement toevoegen en vervolgens delen video's met gesynchroniseerde audio en dia's met uw database is een geweldige manier om dit te doen. Het hebben van een distributiekanaal zoals eventScribe-websites en -apps is ook belangrijk.

Veel bezoekers hebben de app al gedownload, dus het enige wat je hoeft te doen is een pushmelding of e-mail te sturen en voila !, je abonnees hebben direct toegang tot al je conferentie-inhoud. Het is alsof u uw conferentiesessies neemt en ze hergebruikt als tientallen of zelfs honderden webinars!

8. Verzamel en analyseer resultaten

De beste B2B-evenementen zijn datagestuurde evenementen. Door Event Tech aan je Martech-stack toe te voegen, kun je nieuwe inzichten in je rapportage brengen. Het bijhouden van app-downloads, content-uploads, demografische gegevens en meer is eenvoudig met tools zoals mijnCadmiumBijvoorbeeld.

Het verzamelen van kwalitatieve en kwantitatieve gegevens van aanwezigen wordt ook gemakkelijk gemaakt door evaluatie-instrumenten voor conferenties zoals Enquête magneet. Evenementplanners en marketeers kunnen deze gegevens gebruiken om nieuwe producten te maken, de bezoekerservaring te verbeteren of de inhoudsbehoeften voor hun toekomstige evenementen te bepalen.

9. Selecteer Awardontvangers

Awardprogramma's maken ook een groot deel uit van B2B-evenementen. Identificeren en herkennen leiders in de industrieis bijvoorbeeld een geweldige manier om een ​​opinieleider te worden en legitimiteit rond uw B2B-evenement te vestigen. De uitdaging is om alle inzendingen te doorzoeken en de juiste personen te kiezen.

Evenementtechniek is, net als de Awards Scorecard, een geweldige aanvulling op je Martech-stack. Het stelt planners en marketeers in staat inzendingen beheren, juryleden toewijzen om groepen te beoordelen en ontvangers te selecteren op basis van collectieve feedback.

 Over CadmiumCD

Als evenementenplanner of marketeer heb je al genoeg om je zorgen over te maken. Het toevoegen van Event Tech aan je Martech-stack is een geweldige manier om content te verzamelen, beheren en delen met alle betrokken belanghebbenden.

Event Tech brengt uw B2B-evenementen samen, stroomlijnt uw evenementenplanningsactiviteiten en bespaart uw organisatie tijd en geld.

Vraag een offerte aan voor uw volgende evenement

Wat denk je?

Deze site gebruikt Akismet om spam te verminderen. Ontdek hoe uw reactiegegevens worden verwerkt.