Workflows: best practices voor het automatiseren van de huidige marketingafdeling

Workflow

In het tijdperk van contentmarketing, PPC-campagnes en mobiele apps horen verouderde tools zoals pen en papier niet thuis in het huidige dynamische marketinglandschap. Keer op keer keren marketeers echter terug naar verouderde tools voor hun vitale processen, waardoor campagnes kwetsbaar worden voor fouten en miscommunicatie.

Uitvoering geautomatiseerde workflows is een van de slimste manieren om deze inefficiënties uit de wereld te helpen. Met betere tools kunnen marketeers hun meest repetitieve, omslachtige taken lokaliseren en automatiseren, het risico op fouten minimaliseren en een vangnet creëren om te voorkomen dat documenten verloren gaan in een inbox. Door workflows te stroomlijnen, krijgen marketeers uren terug in hun week om gedetailleerde campagnes sneller en efficiënter te plannen en uit te voeren.

Automatisering is een eenvoudig startpunt om gemeenschappelijke activiteiten, van creatieve conceptbeoordelingen tot budgetgoedkeuringen, naar de toekomst te duwen. Geen enkele transformatie is echter zonder uitdagingen. Dit zijn twee van de belangrijkste pijnpunten die organisaties tegenkomen bij het vooruitgaan met workflowautomatisering en hoe marketeers er omheen kunnen navigeren:

  • Onderwijs: Succesvolle adoptie workflow automatiseringstechnologie hangt af van de ondersteuning van de volledige afdeling (of organisatie). Innovatieve technologie - en vooral automatisering - heeft sinds de industriële revolutie geleid tot bezorgdheid over werkzekerheid. Deze angst, die vaak niet voortkomt uit de technologie, maar uit simpele angst voor het onbekende, kan de acceptatie doen ontsporen voordat het zelfs maar begint. Hoe meer marketingleiders hun teams voorlichten over de waarde van automatisering, hoe gemakkelijker het zal zijn om de stress van verandering te verlichten. Aan het begin van het onderwijsproces moet automatisering worden gepositioneerd als een hulpmiddel dat de ongewenste elementen van de banen van marketeers elimineert. , niet als een machine die het individu zal vervangen. De rol van automatisering is om de ondergeschikte taken zoals lange e-mailketens tijdens een goedkeuringsproces te verwijderen. Rolspecifieke demonstraties of coachingsessies zijn een manier om medewerkers uit de eerste hand te laten zien hoe hun werkdag zal verbeteren. Het kwantificeren van de tijd en moeite die het personeel zal besparen op gemeenschappelijke taken, zoals het beoordelen van creatieve bewerkingen of contractgoedkeuringen, geeft marketeers een veel tastbaarder beeld van de invloed van de technologie op hun dagelijkse activiteiten.

    Maar onderwijs kan niet eindigen met een bijeenkomst of training van een halve dag. Door gebruikers in hun eigen tempo te laten leren door middel van een-op-een coachingsessies en online bronnen, kunnen marketeers de leiding nemen over het adoptieproces. In dat opzicht zouden marketeers nauw betrokken moeten worden bij het ontwikkelen van deze middelen. Hoewel de beslissing om digitaal te gaan van bovenaf kan komen en de IT-afdeling waarschijnlijk degene is die de workflows ontwikkelt, zullen marketeers uiteindelijk hun use-cases en projectbehoeften het beste kennen. Het creëren van leermateriaal dat is afgestemd op de specifieke activiteiten van de marketingafdeling in plaats van IT-jargon, geeft eindgebruikers een reden om meer te investeren in de adoptie-inspanningen.

  • Gedefinieerde processen: De regel "garbage in, garbage out" is volledig van toepassing op workflowautomatisering. Het automatiseren van een kapot of slecht gedefinieerd handmatig proces lost het onderliggende probleem niet op. Voordat workflows kunnen worden gedigitaliseerd, moeten marketingafdelingen hun processen kunnen codificeren om ervoor te zorgen dat de initiële taken de juiste opeenvolgende acties activeren. Hoewel de meeste bedrijven hun workflows in algemene termen begrijpen, omvatten deze processen doorgaans een aantal ogenschijnlijk kleine stappen die als vanzelfsprekend worden beschouwd en vaak worden vergeten tijdens de digitale transitie. Marketingafdelingen zoeken bijvoorbeeld meestal meerdere bewerkingen op één stuk overgaan naar de printfase. De stappen die worden ondernomen om af te tekenen en de partijen die bij het redactieproces zijn betrokken, kunnen echter sterk verschillen tussen verschillende afdelingen. Als marketeers in staat zijn om het unieke proces voor elke taak te codificeren, is het opzetten van een workflow een eenvoudig proces.

    Het automatiseren van elk bedrijfsproces vereist een diepgaand begrip van de stappen, mensen en het bestuur die erbij betrokken zijn om dubbelzinnigheid te voorkomen die het uiteindelijke resultaat negatief kan beïnvloeden. Terwijl workflowtechnologie in werking treedt, moeten marketeers kritisch zijn bij het onderzoeken van de effectiviteit van geautomatiseerde processen in vergelijking met hun handmatige tegenhangers. In de beste scenario's is workflowautomatisering een iteratieve inspanning die marketingafdelingen helpt voortdurend te verbeteren.

Eindeloze mogelijkheden

Het opzetten van geautomatiseerde workflows zou het startpunt kunnen zijn van een grotere digitale transitie op de werkplek. Marketingafdelingen worden vaak gegijzeld door vertraagde en inefficiënte workflows, waardoor er minder tijd overblijft voor campagneplanning en implementatie. Automatisering, mits grondig gepland en geïmplementeerd met volledige kennis van de uitdagingen die zich kunnen voordoen, is een stap in de goede richting. Zodra de workflows zijn ingevoerd en soepel verlopen, kunnen marketeers genieten van de verhoogde productiviteit en samenwerking die gepaard gaat met gedefinieerde geautomatiseerde workflows.

SpringCM-workflowontwerper

SpringCM-workflowontwerper biedt een moderne gebruikerservaring om workflows in te stellen voor acties die worden ondernomen op een bestand, map of zelfs vanaf externe systemen zoals Salesforce. Automatiseer administratieve taken, start geavanceerde workflows of tag documenten en rapporten. U kunt bijvoorbeeld regels maken om automatisch een individueel document of een groep gerelateerde documenten naar een specifieke map te leiden. Of definieer doorzoekbare, aangepaste tags die worden gesynchroniseerd met Customer Relationship Management (CRM) -systemen en automatisch linken naar bepaalde documenten om te helpen bij het bijhouden en rapporteren.

SpringCM-workflowsjabloon

Slimme regels stelt u in staat om aanzienlijke procesautomatisering uit te voeren met weinig of geen codering. Routeer automatisch contracten of documenten naar mensen binnen of buiten uw team. Geavanceerde workflows zijn vooral handig tijdens het genereren van contracten of documenten wanneer u vooraf gedefinieerde gegevens kunt gebruiken om menselijke fouten te verminderen, distributie voor goedkeuring te automatiseren en goedgekeurde versies te archiveren met minimale gebruikersinteractie.

Nauwkeurig zoeken stelt gebruikers in staat snel een document op te sporen door te zoeken naar metadata zoals de begindatum van het contract of de naam van de klant. U kunt bepalen hoe u documenten tagt op basis van hun specifieke zakelijke behoeften. Deze tags kunnen met CRM's worden gesynchroniseerd om verkoopteams met dezelfde klantgegevens te laten werken en ze kunnen worden gebruikt om contracten bij te houden die niet-standaard of onderhandelde clausules bevatten.

Wat denk je?

Deze site gebruikt Akismet om spam te verminderen. Ontdek hoe uw reactiegegevens worden verwerkt.