RFP360: opkomende technologie om de pijn uit offerteaanvragen te halen

RFP360

Ik heb mijn hele carrière doorgebracht in de verkoop en marketing van software. Ik heb me druk gemaakt om hete leads binnen te halen, de verkoopcyclus te versnellen en deals te winnen - wat betekent dat ik honderden uren van mijn leven heb geïnvesteerd in het nadenken over, werken aan en reageren op offerteaanvragen - een noodzakelijk kwaad als het gaat om het binnenhalen van nieuwe klanten .

Offerteaanvragen hebben altijd gevoeld als een nooit eindigende zoektocht naar papier - een ellendig traag proces dat onvermijdelijk het zoeken naar antwoorden van productbeheer vereiste, conflicten met juridische zaken, het oplossen van problemen met IT en het bevestigen van cijfers met financiën. Degenen die bekend zijn, weten het - de lijst gaat maar door. Marketing-, verkoop- en bedrijfsontwikkelingsprofessionals besteden talloze uren inefficiënt aan het doorzoeken van eerdere antwoorden op repetitieve vragen, het najagen van antwoorden op nieuwe vragen, het verifiëren van de informatie en het steeds opnieuw zoeken naar goedkeuringen. Het proces is complex, tijdrovend en belast de middelen van elke organisatie. 

Ondanks de snelle evolutie van de technologie is het RFP-proces voor veel bedrijven weinig veranderd ten opzichte van mijn ervaringen aan het begin van mijn carrière, meer dan tien jaar geleden. Marketingteams gebruiken nog steeds handmatige processen om voorstellen samen te stellen, waarbij ze antwoorden gebruiken uit een willekeurig aantal bronnen die zich in Excel-spreadsheets, gedeelde Google-documenten en zelfs e-mailarchieven bevinden.

Dat gezegd hebbende, wensen we niet alleen wanhopig dat het RFP-proces efficiënter zou zijn, de industrie begint er ook om te vragen, en dat is waar opkomende software een enorme impact zal hebben op het RFP-landschap.

Voordelen van RFP-software

Verder dan het minder pijnlijk maken van het opstellen van een RFP; Het opzetten van een snel, herhaalbaar proces voor offerteaanvragen kan een directe impact hebben op de omzet. Dit is waar opkomende RFP-technologie tussenkomt.

RFP-software centraliseert en catalogiseert veelvoorkomende vragen en antwoorden in een inhoudsbibliotheek. De meeste van deze oplossingen zijn cloudgebaseerd en ondersteunen realtime samenwerking tussen voorstelbeheerders, materiedeskundigen en goedkeurders op directieniveau.

In het bijzonder, RFP360 stelt gebruikers in staat om snel: 

  • Bewaar, vind en hergebruik inhoud met een aangepaste Knowledge Base
  • Werk samen met collega's aan dezelfde versie van één document
  • Wijs vragen toe, houd de voortgang bij en automatiseer herinneringen
  • Automatiseer antwoorden met AI die vragen identificeert en het juiste antwoord selecteert
  • Krijg toegang tot de Knowledge Base en werk aan voorstellen in Word, Excel en Chrome met plug-ins.

Desktop-responder

Als gevolg hiervan zijn gebruikers van een RFP360De oplossing voor het beheer van voorstellen heeft gemeld dat ze in staat waren om de totale reactietijd drastisch te verkorten, het aantal RFP's dat ze konden voltooien te verhogen en tegelijkertijd hun algehele winstpercentages te verbeteren.

We hebben dit jaar op 85 procent meer offerteaanvragen gereageerd dan vorig jaar, en we hebben ons voortgangspercentage met 9 procent verhoogd.

Erica Clausen-Lee, chief strategy officer bij InfoMart

Met snellere reacties krijgt u in het algemeen meer mogelijkheden om consistente, nauwkeurige en efficiënte reacties te leveren waarmee u sneller het bedrijf kunt winnen.

Vergroot de consistentie van de RFP

Met behulp van de Knowledge Base van het platform kunnen gebruikers eenvoudig oude voorstelinhoud opslaan, ordenen, doorzoeken en hergebruiken, waardoor ze een voorsprong hebben op RFP-reacties. Een gecentraliseerde hub voor voorstelinhoud voorkomt dat uw team bestaande antwoorden herschrijft, zodat u gegevens kunt verzamelen en de beste antwoorden kunt bewaren voor toekomstig gebruik.

We hebben de zekerheid dat onze kennis veilig en consistent is. We hoeven ons geen zorgen te maken dat we KMO-expertise verliezen als iemand stopt of op vakantie gaat. We besteden geen uren aan het zoeken naar eerdere antwoorden en proberen erachter te komen wie wat doet, want alle vragen en antwoorden staan ​​daar in RFP360.

Beverly Blakely Jones van National Geographic Learning | Case study van Cengage

Verbeter de nauwkeurigheid van de RFP 

Onjuiste of verouderde antwoorden kunnen lastig te vangen zijn, zelfs voor het meest ervaren teamlid. In combinatie met de vaak voorkomende quick-turn deadline op een offerteaanvraag, neemt het risico van het verstrekken van gebrekkige informatie toe. Helaas kan onnauwkeurige informatie ook buitengewoon kostbaar zijn, omdat het u precies de zaken kan kosten die u wilt nastreven. Een onjuiste reactie op de offerteaanvraag kan leiden tot uitsluiting van overweging, langdurige onderhandelingen, vertragingen bij het sluiten van contracten of erger.

Cloudgebaseerde RFP-software lost dit probleem op door teams in staat te stellen hun antwoorden overal en altijd bij te werken in het vertrouwen dat de verandering systeembreed wordt weerspiegeld.

Dit type functionaliteit is bijvoorbeeld een geweldig hulpmiddel wanneer een product of dienst regelmatig wordt bijgewerkt en in een standaardrespons moet worden opgenomen. In veel gevallen moeten teams bij dit soort veranderingen een volledig organigram doorlopen om ervoor te zorgen dat updates institutioneel worden goedgekeurd en vervolgens met elk lid overleggen om ervoor te zorgen dat het op individueel niveau is gedaan, terwijl ze ook elk voorstel dubbel controleren voordat ze uitgaan. Het is vermoeiend.

Cloudgebaseerde RFP-software beheert deze veranderingen voor het hele bedrijf en dient als een enkel verrekenkantoor voor evoluerende inhoud.

Verbeter RFP-efficiëntie

Het grootste voordeel van RFP-software is hoe snel de efficiëntie wordt verbeterd - op zijn eigen manier is de tijd die het kost om een ​​RFP op te bouwen met dit soort technologie vergelijkbaar met het verschil tussen kust-tot-kust rijden en vliegen. Veel RFP-softwareoplossingen, waaronder RFP360, zijn ook cloudgebaseerd, waardoor snelle implementatie mogelijk is, wat betekent dat de resultaten vrijwel onmiddellijk zijn.

Time to Value (TtV) is het idee dat er een klok is die bijhoudt hoe lang het duurt voordat een klant een getekend contract tot het 'ah-ha-moment' heeft, wanneer ze de waarde volledig begrijpen en het potentieel van de software ontsluiten. Voor RFP-software gebeurt dit moment meestal een paar weken nadat het contract is ondertekend, wanneer de gebruiker met het klantervaringsteam werkt aan hun eerste RFP. De standaardantwoorden en het eerste voorstel worden geüpload naar het systeem, en vervolgens het ah-ha-moment - de software herkent de vragen en voegt de juiste antwoorden in, waarbij gemiddeld ongeveer 60 tot 70 procent van de RFP wordt voltooid - in een oogwenk. 

We ontdekten dat de interface van RFP360 de meest intuïtieve en gemakkelijk te gebruiken was. Er was een zeer minimale leercurve voor ons, en daardoor konden onze prestaties bijna meteen toenemen.

Emily Tippins, Sales Administrator voor Swish Maintenance | Casestudy

De evolutie van het RFP-proces geeft gebruikers de tijd om zich te concentreren op strategische initiatieven op een hoger niveau. 

Het heeft ons zeker efficiënter gemaakt. RFP360 heeft ons onze tijd teruggegeven en ons in staat gesteld om echt onze projecten te kiezen. We zijn niet gek meer. We kunnen diep ademhalen, ons concentreren op strategisch zijn en ervoor zorgen dat we de juiste projecten kiezen en kwaliteitsvolle reacties geven.

Brandon Fyffe, medewerker bedrijfsontwikkeling bij CareHere

RFP-technologie Must-haves

  • Zakendoen buiten offerteaanvragen - Response-software is niet alleen voor RFP's, u kunt ook verzoeken om informatie (RFI's), veiligheids- en due diligence-vragenlijsten (DDQ's), aanvragen voor kwalificaties (RFQ's) en meer beheren. De technologie kan worden gebruikt voor elk type gestandaardiseerd vraag- en antwoordformulier met herhaalbare antwoorden.
  • Beste bruikbaarheid en ondersteuning in zijn klasse - Niet iedereen die aan RFP's werkt, is een supergebruiker. RFP's vereisen input van vele afdelingen en materiedeskundigen met verschillende technische vaardigheidsniveaus. Kies een oplossing die gebruiksvriendelijk en intuïtief is met uitstekende klantenondersteuning.
  • Ervaring en stabiliteit - Zoals bij elke SaaS-technologieleverancier kunt u regelmatige updates en verbeteringen verwachten van uw RFP-technologie, maar zorg ervoor dat het bedrijf de ervaring heeft om echt nuttige functies te leveren waarop u kunt rekenen.
  • FAQ  - Elke RFP-oplossing moet een doorzoekbare contenthub bevatten waarmee uw gebruikers gemakkelijk kunnen samenwerken en updates kunnen geven voor de antwoorden die aan hen zijn toegewezen. Zoek naar een oplossing die AI gebruikt om veelgestelde vragen te matchen met hun antwoorden.
  • Intelligente plug-ins en integraties - RFP-technologie zou moeten werken met de programma's die u gebruikt. Zoek naar plug-ins waarmee u uw kennisbank kunt gebruiken terwijl u aan uw reactie werkt in programma's als Word of Excel. De software moet ook worden geïntegreerd met belangrijke CRM- en productiviteitstoepassingen om uw bestaande RFP-processen naadloos te ondersteunen.

Verspil minder tijd en win meer offerteaanvragen

RFP's gaan over winnen. Ze zijn ontworpen om de koper te helpen beslissen wie de beste is, en hoe sneller u kunt bewijzen dat uw bedrijf bij de prijs past, hoe beter. RFP-software versnelt uw proces om u sneller in overweging te nemen, meer zaken af ​​te sluiten en u nog meer kansen te geven om te winnen.

Naarmate marketingteams nog beter op elkaar zijn afgestemd en samenwerken met omzetactiviteiten, wordt RFP-technologie nog belangrijker voor het proces. De vraag naar snelle RFP-reacties gaat niet weg. Wacht dus niet tot u er niet meer tegen kunt om technologie toe te passen die u tijd bespaart op uw offerteaanvragen. Uw concurrenten zullen dat zeker niet.

Vraag een RFP360-demo aan

Wat denk je?

Deze site gebruikt Akismet om spam te verminderen. Ontdek hoe uw reactiegegevens worden verwerkt.