Stroomlijn uw bedrijf met Google Apps

foto 1

Iedereen die mij kent, weet waarschijnlijk dat ik er een grote fan van ben Google Apps. Ook volledige openbaarmaking, SpinWeb is een Geautoriseerde Google Apps-wederverkoper, dus onze toewijding aan het product is vrij duidelijk. Er zijn echter veel goede redenen om enthousiast te zijn over Google Apps… vooral als klein bedrijf.

Google Apps is echt een vervanging voor Microsoft Office. Als ik dit aan mensen vertel, zijn ze soms erg sceptisch, en daarom doe ik een geheel congres over het onderwerp om meer licht op het onderwerp te werpen. Een bedrijf dat de sprong naar Google Apps maakt, heeft geïnvesteerd in een infrastructuur die e-mail, agenda's, documentbeheer, videoconferenties en contactbeheer omvat, dat concurreert met Microsoft Exchange tegen een fractie van de kosten. Laten we kijken.

Google Email: krachtig alternatief voor Exchange

De e-mail in Google Apps is de Gmail die we allemaal kennen en waarderen. Met Google Apps kunt u uw e-mail echter voorzien van de domeinnaam van uw bedrijf om ervoor te zorgen dat deze een professionele merknaam heeft. Niemand wil consumenten-e-mail gebruiken voor zaken, toch? Google Apps is Gmail voor bedrijven en bevat enkele extra functies, zoals aangepaste spamfilters en bijlagenbeleid. Het bevat ook migratiehulpmiddelen die het gemakkelijker maken om vanuit Exchange te migreren. E-mail is toegankelijk via internet, e-mailclient (zoals Outlook of Apple Mail) en mobiele apparaten. Het standaardquotum voor elke gebruiker is 25 GB, wat erg genereus is.

Bovendien is de spam- en virusfiltering in de e-mail van Google echt de beste in de branche. Ik zie zelden false positives en de meeste ongewenste e-mail wordt opgevangen en gefilterd. Door over te stappen op Google Apps zijn filteroplossingen van derden echt overbodig.

Agenda's zoals de grote jongens

De agendafuncties in Google Apps zijn geweldig. Organisaties kunnen vergaderingen plannen met zowel mensen als middelen (zoals vergaderruimten, projectoren, enz.) Met slechts een paar klikken. Teamleden kunnen ook de roosters van andere medewerkers bekijken en heel gemakkelijk beschikbaar / bezet-informatie zien. Dit maakt het plannen van vergaderingen binnen de organisatie in een handomdraai. De herinnering voor een vergadering kan via e-mail of sms worden verzonden en kan door elke gebruiker worden aangepast.

Een volledige Office-suite in de cloud

Ik word erg enthousiast over de functie Documenten van Google Apps. De meeste organisaties gebruiken Word, Excel en PowerPoint als hun standaard kantoorsoftware. Dit betekent dat u de software op alle computers installeert, ondersteunt en onderhoudt. Dit kan duur worden. Dit alles kan verdwijnen met Google Documenten. Organisaties kunnen nu alle documenten op één plek opslaan en ze op een aantal zeer slimme manieren organiseren.

Het leuke van Google Documenten is dat het de frustratie wegneemt van 'wie heeft de nieuwste versie van dat document?' Met Google Documenten worden alle documenten rechtstreeks in het systeem aangemaakt en is er altijd maar één kopie van een bepaald document. Medewerkers kunnen samenwerken aan documenten en wijzigingen aanbrengen en alle revisies worden bijgehouden, zodat u altijd terug kunt gaan naar eerdere versies en kunt zien wie wat heeft gedaan.

Organisaties kunnen hun volledige bibliotheek met documenten op Google Documenten plaatsen en 100% papierloos werken, aangezien u elk bestandstype kunt uploaden. Het wordt ofwel omgezet in een bewerkbaar Google-document of gewoon opgeslagen op de bestandsserver. Met Google Documenten beschikt u over een bestandsserver, gedeelde schijf en kantoorsuite in één, zonder dat u zich zorgen hoeft te maken over hardware of software.

Word persoonlijk met Google Chat

Een ander leuk kenmerk van Google Apps is de videochatfunctie. Elke werknemer met een webcam kan deelnemen aan een videoconferentiesessie met een andere gebruiker om de samenwerking te vergemakkelijken. De kwaliteit is uitstekend en u kunt zelfs vergaderen met andere Google-gebruikers buiten uw bedrijf. Het is niet zo luxe als sommige van de zakelijke videoconferentiesystemen, maar het werkt erg goed en is een geweldige oplossing voor de meeste gebruikers.

Het mobiele personeel

Alle functies in Google Apps werken erg goed met mobiele apparaten. Mijn iPhone-agenda wordt naadloos gesynchroniseerd met mijn Google-agenda en ik kan ook elk document op mijn telefoon openen. Ik kan zelfs documenten vanaf mijn telefoon bewerken! Dit betekent dat ik kan dragen allen van mijn bedrijfsdocumenten bij me, waar ik ook ga. Ja, dat klopt - elk document in mijn bedrijf is nu toegankelijk op mijn telefoon. E-mail werkt ook naadloos en maakt het heel gemakkelijk om onderweg te communiceren.

De beveiliging van de cloud

Een van de beste verkoopargumenten van Google Apps is het feit dat er geen hardware-investering voor nodig is. Alles wordt gehost in de datacenters van Google en de interface is versleuteld met SSL. Dit bespaart niet alleen veel geld, maar maakt uw organisatie ook veel flexibeler. Virtuele werknemers kunnen vanaf elke locatie lid worden van het systeem, verhuizen van kantoren wordt veel gemakkelijker en uw gegevens zijn veel veiliger dan op uw kantoor. Ik maak er graag grapjes over dat ons kantoor morgen kan afbranden en dat we het misschien niet eens merken omdat onze systemen zouden blijven werken.

Een slimme keuze voor organisaties

De zakelijke versie van Google Apps kost $ 50 per gebruiker per jaar en is zeer snel op te zetten. Ik heb accounts geactiveerd en mijn klanten kunnen binnen enkele dagen aan de slag. Als u communicatieproblemen ervaart met uw huidige systeem, papierloos wilt werken, beter wilt samenwerken met teamleden of gewoon wilt beginnen geld besparen op uw kantoorsoftware, Zou ik u willen aanmoedigen Google Apps eens te proberen.

Laat het me weten als ik kan helpen. Ik zou ook graag uw ervaringen met Google Apps horen, dus laat hieronder een reactie achter!

4 reacties

  1. 1
  2. 2
  3. 3

    Ik raad Google Apps aan voor al mijn klanten, ongeacht de grootte. Ik heb ze ook voor een aantal van hen ingesteld, dus ik moet het proces voor geautoriseerde wederverkopers bekijken. Een van de leuke dingen die me opvielen bij het hosten met MediaTemple is dat ik alle DNS-instellingen bij de host kan beheren. Mijn domeinregistreerder brengt kosten in rekening voor geavanceerde DNS-instellingen, dus ik heb daar een paar dollar bespaard.

  4. 4

    Diito! Ik heb Outlook verlaten op 1 januari 2010. Het was een bewuste beslissing en een zakelijke beslissing om dit te doen. Ik ben helemaal uit Google Apps gegaan en heb er helemaal geen spijt van gehad. Ook ik moedig al mijn klanten aan om "GO GOOGLE" te gebruiken - het is op veel manieren logisch om dat te doen.

Wat denk je?

Deze site gebruikt Akismet om spam te verminderen. Ontdek hoe uw reactiegegevens worden verwerkt.